Una persona deja la empresa: qué hacer con su correo
Organice la salida de una persona sin perder conversaciones: retire accesos, conserve lo necesario y defina quién atenderá los mensajes nuevos.
Una persona termina su relación con la empresa, pero sus clientes siguen escribiendo. En ese buzón puede haber cotizaciones abiertas, documentos pendientes y accesos a otras herramientas.
Eliminar la cuenta no debería ser la primera decisión. Antes hay que impedir accesos que ya no correspondan, preservar lo necesario y definir quién atenderá las conversaciones. Son tres necesidades distintas, aunque sucedan el mismo día.
Prepare la salida con un responsable claro
La persona autorizada de la empresa debe indicar cuándo se retira el acceso y quién recibe las tareas pendientes. El administrador ejecuta los cambios; no debería decidir por su cuenta quién puede leer información del buzón ni cuánto tiempo conservarla.
Revise también si esa dirección administra cuentas de proveedores, recupera contraseñas, recibe facturas o firma servicios. Perder un acceso indirecto puede causar problemas semanas después.
Retirar acceso no es lo mismo que borrar datos
Pida que se revisen sesiones activas, aplicaciones conectadas y accesos delegados, además del inicio de sesión. Una contraseña nueva, por sí sola, puede no resolver todos los mecanismos de acceso.
Microsoft distingue estas etapas en su procedimiento de salida de empleados. Los pasos y plazos concretos dependen del servicio: no aplique sus tiempos de conservación a un proveedor diferente.
Evite entregar la contraseña de la persona a quien la reemplaza. Cuando el servicio lo permita, utilice permisos individuales y autorizados. Así puede retirar un acceso sin tener que repartir otra contraseña compartida.
Decida qué pasará con los mensajes nuevos
Según las funciones disponibles, puede utilizar una respuesta automática que indique un contacto nuevo, una recepción compartida o un reenvío controlado. Antes de elegir, piense qué debe ver cada persona y cómo quedará registrada una respuesta.
No reenvíe automáticamente todo a una dirección personal externa. Eso puede sacar información del control de la empresa. Tampoco envíe una respuesta que revele detalles innecesarios sobre la salida del empleado.
Una frase operativa puede ser suficiente: “Para continuar con su solicitud, contacte con nuestro equipo comercial”. La dirección y el responsable deben estar aprobados y atender realmente esos mensajes.
Conserve con propósito, no por costumbre
Defina qué información empresarial necesita mantenerse, quién podrá acceder y cuándo se revisará esa decisión. Si hay obligaciones de conservación o una disputa, consulte con las personas responsables antes de borrar o transferir contenido. No se trata de autorizar acceso indiscriminado al historial de alguien.
Cuando el proveedor permita convertir un buzón o cambiar licencias, confirme las consecuencias antes de hacerlo. La conversión, el retiro de licencia y la eliminación de usuario no son operaciones intercambiables.
Compruebe que la transición funciona
Haga una prueba de recepción con un mensaje no sensible. Confirme que la persona asignada puede atenderlo, que sale con la identidad correcta y que el acceso retirado ya no está habilitado según la verificación del administrador.
Deje una fecha para revisar el buzón y cerrar la transición. Sin ese último paso, los reenvíos temporales y accesos excepcionales tienden a quedarse indefinidamente.
